Een vergaderruimte hoeft niet beperkt te zijn tot slechts een grijs kamertje met een grote tafel en een whiteboard. Een belangrijke bijeenkomst kan een veel sterkere indruk achterlaten mits er goed over de locatie en omstandigheden wordt nagedacht. Bij het kiezen van een passende vergaderruimte komen er meerdere factoren kijken waar je vooral rekening mee moet houden.
Bereikbaarheid
De ideale locatie moet goed bereikbaar zijn voor het hele team, dat houdt dus in genoeg parkeergelegenheden voor alle deelnemers en eventueel ook bereikbaarheid via het openbaar vervoer.
Faciliteiten
Het is ook belangrijk om van tevoren te noteren wat voor middelen je precies nodig hebt voor je vergadering. Als je een video wilt presenteren is het wel belangrijk dat je in je gekozen locatie toegang hebt tot WiFi, een geluidssysteem en een beeldscherm. Bij het presenteren van slides zou je misschien meer baat hebben bij een beamer. Houdt altijd rekening met de aanwezigheid van de juiste voorzieningen.
Capaciteit
De juiste vergaderruimte moet natuurlijk groot genoeg zijn voor alle deelnemers. Niet alleen dat, het is ook handig om rekening te houden met toekomstige groei. Je team kan altijd groter worden of misschien wil je in de toekomst meer gasten uitnodigen voor je teamuitje.
Catering
De aanwezigheid van een goede lunch of een lekker bakje koffie maakt een meeting automatisch aangenamer en productiever. Met een fruitschaal kom je ook al een heel eind weg om je vergadertafel op te fleuren. Je wilt je gasten immers niet dwingen om hun eigen lunch mee te nemen!
Sfeer & Bijzondere vergaderlocaties
Voor een goede omgeving is het belangrijk dat je verder kijkt dan slechts de praktische kant. Toegang hebben tot faciliteiten is mooi, maar het doet weinig goed om in een saai kamertje te zitten waar niemand geïnspireerd of geneigd is om actief mee te doen met de meeting.
Een unieke omgeving kan wonderen doen voor de geest en heeft een positief effect op je creativiteit. Vergaderruimtes in de natuur zijn speciaal ontworpen om inspiratie te stimuleren door de frisse omgeving, natuurlijke belichting en de rustgevende sfeer, wat allemaal een groot verschil kan maken in de kwaliteit van een meeting. Een locatie in de natuur is een voorbeeld van bijzonder vergaderen vanwege de bovengenoemde voordelen.
Vergaderen als teamuitje
De ideale vergaderruimte is goed bereikbaar, heeft de juiste capaciteit, passende voorzieningen en heeft bovenal een prettige sfeer die inspiratie en goede communicatie stimuleert. Zo kun je met je teamuitje optimaal genieten van alle mogelijkheden en voorzieningen.